Une donnée à caractère personnel qu'est-ce que c'est ?

Toutes informations permettant d’identifier une personne directement ou indirectement : Nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, date de naissance, email, numéro de plaque d’immatriculation, photo…

La désignation d'un Délégué à la Protection des Données est-elle obligatoire ?

Oui. Les organismes publics doivent obligatoirement désigner un DPD selon l'article 37 du RGPD. [faire lien]

Qu'est-ce qu'un registre des traitements ?

Le registre des traitements est un document obligatoire pour tous les organismes traitant de données personnelles. Il sera le plus souvent sous un format tableau. Le registre permet de recenser et d’avoir une vue d’ensemble de toutes les données personnelles collectées (art. 30 du RGPD). Il contient aussi leurs durées de conservation, leur sécurisation etc... Le registre sert donc aussi à prouver la conformité au RGPD de l’organisme.

La mission DPD utilise un logiciel pour créer le registre des collectivités adhérentes.

Comment fonctionne le logiciel MADIS utilisé par la mission DPD ?

Un guide d’utilisation, le lien de connexion ainsi que l’identifiant sont communiqués aux collectivités par mail après audit de la structure.

Les élus peuvent-il consulter les bulletins de salaire des agents ?

La consultation par les élus des bulletins de salaire des agents est possible : 

• un adjoint peut y avoir accès s'il a une délégation du maire en matière RH précise ;
• sans délégation, un adjoint est considéré comme un citoyen ordinaire. Les bulletins de salaire des agents publics sont des documents administratifs et donc communicables à toute personne qui en fait la demande sous réserve de l'occultation de certains éléments pour protéger la vie privée des agents.
  • Peuvent être communiqués : la qualité d'agent public, l'adresse administrative, les arrêtés de nomination et s'agissant de la rémunération, les composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnité de sujétion.

Pour plus de détails, voir cet avis de la CADA. [intégrer lien vers avis 20203371]

Puis-je communiquer librement à des tiers des documents administratifs (délibérations, arrêtés, procès-verbaux de séances, documents d'urbanisme…) ?

Principe : les documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande (art. L.311-1 et L312-1 du Code des relations entre le public et l’administration (CRPA)).

Réserves : la protection de la vie privée des agents ainsi que les données personnelles des usagers font partie des réserves à ce principe (art L311-6 et art. L312-1-2 du CRPA). Dans ce cas, ces données doivent être occultées avant communication ou publication en ligne.

Exceptions : des données personnelles n’ont pas à être occultées lorsqu’elles sont nécessaires à l’information du public (liste à l’art D. 312-1-3 du CRPA). Par exemple : les organigrammes, les listes d’avancement de grade, les noms, prénom et adresse sur les documents d’urbanisme.

Puis-je communiquer des actes d'état civil à des tiers sans lien de parenté ?

Actes de naissance, reconnaissance, mariages et registres contenant ces actes.

• Consultation: 
  • le document date de moins de 75 ans : seuls les agents de l’Etat habilités et les personnes munies d’une autorisation de l’administration des Archives peuvent le consulter.
  • le document date de plus e 75 ans : consultable par toute personne.
• Copie intégrale des actes, extraits avec filiation : 
  • Certains professionnels ou administrations peuvent, sous certaines conditions, obtenir copie intégrale des actes ou extraits avec filiation : l’INSEE, les généalogistes professionnels avec l’autorisation de l’administration des Archives et un mandat, les services de protection maternelle et infantile du conseil départemental, les avocats
  • les autres personnes ne peuvent obtenir une copie intégrale ou un extrait avec filiation qu’avec une autorisation du procureur de la République.

Les extrais sans indication de filiation, les copies intégrales des actes de décès et les registres de décès.

Communicables à tous

Réserve concernant l'acte de décès : sauf si des informations peuvent porter atteinte à la sécurité des personnes désignées compte tenu des circonstances du décès (source : décret n°2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l'état civil).

Puis-je communiquer la liste électorale intégrale à une compagnie d'assurances, un généalogiste professionnel, un avocat… ?

Non.

Les listes électorales ne peuvent pas être utilisées dans un but commercial (article L37 du code électoral) et la CADA interprète ce principe strictement : est considéré comme commercial l’utilisation des données de la liste électorale “ dans le cadre d’une activité à but lucratif ". [intégrer lien vers avis CADA 20190157]

Puis-je communiquer des renseignements ponctuels sur un administré (comme son adresse) à la demande d'une compagnie d'assurances, un généalogiste professionnel, un avocat… ?

Il est recommandé de ne rien communiquer aux tiers mais de contacter l’administré en question afin que celui-ci soit libre de faire suite à la demande ou non. Ce n’est cependant pas une obligation.

Les collectivités doivent apprécier les demandes au cas par cas. Par exemple, dans le cas d’une compagnie d’assurance [lien vers avis CADA 20160214], la mairie peut, si elle le souhaite, informer l'administré qu'une compagnie d'assurances le recherche en tant que bénéficiaire d'un contrat d'assurance-vie.